Когда ваш склад помещается в кладовке вам хватает тетради в 48 листов, чтобы вести записи «пришло – ушло – в остатке». И все хорошо до той поры, пока на складе мало товаров и его площадь не велика. А что делать, когда 20 товаров превратились в 200, или товар уходит со склада не раз в неделю, а 200 раз в день? Добавим сюда маркировку, упаковку, комплектацию и другие страшные слова…
Прежней тетрадкой теперь не обойтись – отслеживать склад стало очень трудоемко, значит, будут ошибки. Если на складе много разных операций – ошибок будет еще больше! Нужна система учета.
И когда я говорю слово «система», то имею в виду не автоматизацию, не компьютерную программу, а множество связанных правил для сбора информации, ее регистрации, обобщения, подготовки и предоставления. По крайней мере, так написано о системе учета в Википедии.
Если говорить простым языком, система учета диктует нам правила и ставит ограничения. Именно в этом ее ценность. Странно, правда?
Два ключевых слова в учете – унификация и регламент. Унификация отвечает за то, чтобы подход к учету однотипных операций был одинаковым. А регламент задает последовательность действий и ограничения (например, временные).
Для чего все это? Учет на одном и том же складе можно поставить очень по-разному. Все зависит от того, к чему вы стремитесь и какие способы достижения желаемого используете, на чем делаете акценты. Вот мы и подошли к целям и задачам постановки учета.
Вы должны очень хорошо понимать, что цели необходимо ставить. Причем лучше это делать так, чтобы было очевидно вам, в первую очередь.
Можете себя проверить: если у вас на складе уже есть как-то поставленный учет (конечно же, он есть!), вспомните и выпишите на лист бумаги цели, которые ставились в момент постановки учета.
Если вы исторически не имели к этому отношения, попробуйте сделать иначе – сформулируйте цели текущего учета. Только предельно четко, без общих фраз.
Пример «чтобы знать остатки» не подходит, потому что не достаточно конкретен. Лучше так: «знать в любой момент времени остаток по любой товарной позиции, который находится в резерве для подбора в выбранной единице измерения с погрешностью не более 0.1%».
Если вам не удалось составить такой список или он оказался совсем маленьким (менее 15-20 пунктов), это плохой сигнал.
Цели всякие нужны, цели всякие важны… Это не про нас. Нам нужны четкие, конкретные, понятные, отвечающие требованиям бизнеса. И не важно какой у вас склад. Собственный склад производства, торговой компании или склад, предоставляющий услуги хранения в B2B/B2C.
Представьте, что вы сели за руль машины, но еще не знаете, куда ехать. Как вы сможете выбрать маршрут? Учетные задачи – это как маршрут в примере с машиной. Это шаги, которые вы должны сделать, чтобы дойти в нужную точку. То есть цель – это куда, а задачи – это какими шагами.
Ох, как все сложно
Можно ли поставить учет, если нет целей и задач? Запросто! Да не усложняйте вы себе жизнь – какие-то цели, задачи эти… Сделайте, как все делают, т.е. как-нибудь, и нормально. Зато быстро и почти бесплатно!
Это отличный совет для тех, кто стремится получить в бизнесе результат ниже среднего. На троечку с пятью минусами. Сегодня ваш склад будет как-то работать, а завтра… А завтра вы просто-напросто не сможете свести итоги после очередной инвентаризации или сорвете отгрузку, потому что склад будет долго и нудно искать товар, который лежит в трех метрах.
Ну что, есть такие, кого это устраивает? Нормальный человек ответит на этот вопрос «нет».
Постановка целей и задач учета – целое дело. Довольно не простое, но при желании его вполне можно освоить. Нужны некоторые знания, немного опыта и побольше желания.