Автор: wp_admin

Заметки практика о выборе субподрядчика для реализации проекта и организации работы с ним

Вступление

В нашей 20-летней практике много раз требовалось реализовать определенный проект (или большую, масштабную задачу — кому как нравится) с учетом того, что наших компетенций было для этого не достаточно. И тогда мы прибегали к аутсорсингу выполнения тех частей задачи, которые мы не могли решить сами, либо могли сделать это не слишком эффективно по той или иной причине.

Основной принцип

Основной принцип, которым мы руководствуемся в подобных ситуациях, крайне прост и прозрачен: мы должны четко понимать, чего мы ждем от приглашенной команды или отдельного специалиста. Соблюдение этого принципа является необходимым условием успеха.

Сразу хочу оговориться, что приведенный ниже материал может показаться вам хорошо знакомым и даже несколько банальным. Но не спешите с выводами — несмотря на такую “фамильярность” известно огромное количество проектов, которые с треском провалились лишь потому, что их собственники (заказчики), вложив баснословные суммы денег и весьма внушительные ресурсы, пренебрегли одним или несколькими из приведенных правил.

Поэтому есть надежда, что, прочитав этот материал, вы сможете по-свежему взглянуть на ваш собственный профессиональный и личностный опыт, а также придать упомянутым правилам намного больший вес в вашей практике.

Шаг за шагом

Если перейти к большей конкретике, то наша работа с аутсорсерами в части реализации многочисленных, например, ИТ-проектов, всегда сводилась к нескольким достаточно простым для понимания шагам. Вот они.

Шаг 1

Необходимо понять, чего же вы хотите — что изменить, а что оставить неизменным в существующей инфраструктуре.

Шаг 2

Следует предельное четко и конкретно сформулировать цели и задать условия/критерии, по которым вы поймете, что каждая поставленная цель достигнута.

Шаг 3

Вам потребуется четко и честно идентифицировать текущее состояние/положение дел, т.е. описать отправную точку. Без этого вы не сможете выстроить план достижения ваших целей.

Шаг 4

Понимая, где вы сейчас и куда хотите добраться (фигурально, конечно), нужно описать этапность достижения ваших целей. Также предельно четко и конкретно, не забыв указать критерии успешного завершения каждого из этапов.

Шаг 5

Построив идеальный план-график работ, оцените их сложность и требуемую квалификацию исполнителей, а затем спланируйте привлечение исполнителей соответствующей квалификации, а также других ресурсов, необходимых для достижения ваших целей. Не спешите с оценкой — если нужно провести исследования и организовать встречи с дополнительным десятком кандидатов, то сделайте это. Поверьте, тщательность в таких вопросах вернется вам сторицей позже.

В результате выполнения 5-го шага вы должны получить не только план работ и перечень ролей исполнителей, но и график. Это позволит вам не только видеть картину целиком “крупными мазками”, так сказать, но и отслеживать, где вы укладываетесь в назначенный срок, а где — отстаете. Это стандартные для управления проектами методики, широко освещенные в литературе, поэтому расписывать их более подробно не вижу смысла.

Переговоры — это важно

Особенно важным я считаю момент проведения переговоров с потенциальными субподрядчиками. Заранее приготовьте материалы, которые вы хотите дать рассматриваемым кандидатам в качестве информационной затравки, и отправьте по электронной почте. Такие материалы не должны содержать в себе детальную информацию. Если вы предоставите эти материалы кандидатам заранее, то сможете сэкономить массу времени на проводимых встречах: повторять устно одно и то же много раз — занятие довольно утомительное, поэтому все непринципиальные для встречи моменты включите в эти материалы.

Желательно оставить для встречи такие вопросы, которые вам хотелось бы обсуждать лично, с глазу на глаз. Это может иметь решающее значение с точки зрения выбора кандидатов, поскольку при переписке или разговоре по телефону/скайпу вы теряете значительную часть невербальной составляющей коммуникации.

Например, если в вашей задаче вы намерены применить нестандартные подходы, то, возможно, это стоит озвучивать кандидатам, сидя с ними за одним столом и внимательно наблюдая при этом за ними. В переговорах люди часто забываются, и даже опытные коммуникаторы неосознанно выдают свою реакцию через невербальные каналы. Просто внимательно наблюдайте за ними. Вы утратите возможность получить подобную обратную связь на ваши заявления, если включите подобную информацию в электронное письмо — человек прочтет его задолго до вашей встречи, при этом вас не будет рядом, и вы не сможете наблюдать за его реакциями.

Оцените иерархию команды исполнителя

Обратите внимание на то, каким образом у кандидата-субподрядчика выстроена иерархия подчинения. Вам нужно быть твердо уверенным, что в случае затруднения по тем или иным вопросам, решаемым рядовым исполнителем субподрядчика, его начальник активно включится и разрешит сложности, и этим не придется заниматься вам. Для этого такой начальник должен обладать достаточными компетенциями в тех вопросах, которые предстоит решать рядовым сотрудникам. Иначе вы рискуете привлечь помощника, которому вам придется помогать самому, а такой расклад существенно повышает себестоимость проекта и отвлекает вас от других дел.

Доверяй, но проверяй

Если вы не уверены в квалификации привлекаемых исполнителей, всегда давайте им проверочное задание. Это может быть сильно сокращенная в плане объема работ задача, которую в последствие субподрядчику предстоит решать. Не скрывайте, что у вас есть сомнения, открытость — лучший козырь в вашей ситуации. А исполнителю не помешает знать, что ему предстоит доказать свою профпригодность, оставаясь с тонусе. К тому же в большинстве своем люди ценят честность и предсказуемость, а именно эти качества вы демонстрируете, прямиком переходя к тестовой задаче.

Бывает так, что кто-то из кандидатов просто отказывается от тестовой работы, объяснив это “несуразностью такого предложения” или несоответствием вашего отношения его самоидентификации (“мы же профессионалы, а нам тут предлагают сдать экзамен”). Это их право. Но помните, что самонадеянные мОлодцы порой оказываются просто надутыми индюками, которые не способны нести ответственность и выполнять взятые на себя обязательства. Лучше вам узнать об исполнителе такие подробности до начала работ, поэтому мы и предлагаем им выполнить тестовую задачу.

Другой кандидат вполне может предложить выполнить тестовую задачу за адекватную плату. Это вполне разумный подход, который стимулирует вас более тщательно подготовить задание, чтобы потом, в случае продолжения работы с этим исполнителем, вы могли бы использовать результаты его работы для реальной задачи. Мы регулярно практикуем этот метод.

Вы, в свою очередь, могли бы предложить оплату с условием, что при продолжении сотрудничества исполнитель зачтет ее вам в счет оплаты работ по основной задаче. Это распространенная практика, которая может быть удобна и выгодна обеим сторонам.

Регулярный контроль — лучшее средство от хвори

И еще одно крайне важное замечание. Когда вы привлекаете субподрядчика на длительный срок, и отношения между вами складываются благоприятно, в какой-то момент исполнители субподрядчика могут расслабиться, но вы упустите этот факт, обнаружив его слишком поздно. Часто это пагубно сказывается и на сроках выполнения работ, особенно если работа касается создания сложных/распределенных программных или программно-аппаратных комплексов, где задействованы десятки и сотни географически разбросанных людей. Добросовестные исполнители, в конечном итоге, приведут результаты в порядок, но время вы точно потеряете. А время (и здоровье, кстати) — как известно, невосполнимый ресурс. Берегите время и себе, и своему заказчику.

Избавиться от такого риска можно не всегда и далеко не на все 100%, но путь, известный мне, здесь только один — ваша самодисциплина. Вам потребуется выстроить и наладить систему промежуточного контроля результатов работы субподрядчика и углубляться в проверку этих результатов настолько, насколько это возможно.

В нашей практике были не один и не два случая, когда руководитель субподрядчика просто забывал о своих обязанностях и неделями не интересовался у своих подчиненных, все ли идет по плану.

Бывало и такое: руководящий менеджер внезапно уезжал в длительную поездку или вовсе увольнялся. И если бы мы не начинали тормошить исполнителей субподрядчика, не вызывали их на встречи и не доставляли бы им массу дискомфорта просьбами и напоминаниями, то, вероятно, порученная им работа могла остаться вовсе не выполненной.

Микроменеджмент убивает дух и инициативу?

Забудьте про утверждения, что микроменеджмент убивает инициативу исполнителей. Забудьте о том, что исполнителей раздражает, когда вы влезаете в так называемые “их дела”. Все это отходит на второй план, когда речь идет о том, чтобы получить от субподрядчика результаты работы, которую он обязался сделать для вас, в разумный срок и с надлежащим качеством. Плюньте на все это и делайте то, что считаете необходимым делать, чтобы обеспечить вашему заказчику результаты наивысшего качества, доступного вам в каждой конкретной ситуации.

Следует помнить:

заработанные вами деньги всегда берутся только из кошельков ваших клиентов, поэтому выполнение взятых вами обязательств перед клиентами и обеспечение наивысшего возможного качества — это основное, о чем стоит думать в работе над подобными проектами.  А все остальное — органическое следствие.

---

Придерживайтесь приведенных в этой статье рекомендаций, и уже очень скоро вы увидите, насколько они эффективны и при этом просты в действии. А если при этом вы будете учтивы и уважительны к людям, с которыми сотрудничаете, то сможете не только сберечь с ними доброжелательные отношения, но в ряде случаев завоюете в их глазах значительное уважение.

Удачи и успехов вам!